Getting Things Done
新情况，请做法
本书中的这套方法，完全基于三个主要目的：
- 收集所有需要处理或者对你有用的事情，把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理 分明的、可靠的系统中；
- 指导自己在获取任何「输入信息」的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可 以执行或重新协调的「下一步行动」可行清单；
- 管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。
- 之所以没有时间是因为太多的选择我们获取信息的方法有太多，获取的内容也无穷无 尽。因此我们需要一种方式来对生活进行管理。
这是一套什么样的管理方式？
这套系统必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起；必须能够 管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制；必须易于维 护，能节省更多的时间和精力；必须化繁为简。
本书的宗旨
告诉你如何才能回归「心如止水」的境界。
效率低下的原因何在？
无法兑现自己的承诺
如何针对这些原因找出解决方案？
如何让自己的承诺得以兑现？
GTD 有什么用？
这些工具可以在你做出决定时提供支持，但它们不会代替你在工作或生活中的控制和核心地位。
为什么人们的效率会变的很低？
- 过多的选项和机会会带给我们决策和选择压力，而绝大多数人都对怎样改善这种局面 感到茫然无措。
- 另一方面，工作缺乏明确的界限导致每个人的工作量加大。
- 由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，只有长时间从事某一 任务明确的工作，你才有可能明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才 可以使自己的头脑保持清醒。根据一万小时定律，我么要重复的去做某件事情才能越 来越熟悉其中的套路
- 旧有的时间管理方法不在起作用。
- 另一方面，大量的商业书籍、模型、研讨会和权威专家，都极力推崇把“着眼大局”作 为处理复杂问题的思路。
- 过度的依赖于大脑，而实际上大脑的记忆力并不好，而且就算记了下来，大脑也不会提醒。
3.1 为什么工作会变的没有明确的限制
公司的组织架构在不断的变化，每个人所面临的挑战也不不断变化。 人们所从事的工作比以前具有更高的自由度 世界的变化速度很快，我们需要不断的做出改变。
4.1 什么是旧有的时间管理方案？
使用日程表来安排事件。
4.2 为什么日程表不在起作用了？
日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只能对部分繁杂事物进行有效管理从而增进 你对所从事事务的了解。
5.1 > 为什么着眼大局的方式无法应对繁杂的任务？
在处理每天、每小时要完成的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们 无法集中足够的精力去关注更重要的问题。 由于个人管理系统方面存在欠缺，这引发了一种下意识的抵触情绪，所以在面对那些棘 手的重要项目和目标时，这种情绪就会阻碍具体行动的实施。而这种结果又会产生更加 严重的干扰作用，并进一步强化压力。 一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和着眼点也将随之提升，这会让我 们认识到有更多的事务尚待完成。
为什么会有烦心的事情？
你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。
如何减少脑海中的这些烦心的事情？
如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为还没有完成的事情， 都必须被置于一个客观、可靠的体系中，必须经常回访并予以清理。 将任务收集到固定的地方，定期整理。
- 在明白你的工作到底是什么后，你还必须做出判断：需要采取什么行动来推动工作进程。 对任务进行分解，梳理行动步骤。
- 一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这 些行动相关的提示信息。
3.1 什么是相关的提示信息？
行动的提示信息可以分为两类：一类是需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信 息；另一类是应该尽快完成的行动提示信息。而日程表所负责记录的就是第一类行动提 示信息。
2.3 如何管理好自己的行动？
- 采取自下而上的方法管理
为什么要采取自下而上的方法？
即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务——对提高个人工作效率最具实用价值。一 般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人或组织的目 标和前景，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而 实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集 中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。
如何进行自下而上的管理？
你需要从横向和纵向两个角度，来控制各种事务、项目和行动。横向控制是把你涉及的 所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。纵向控制则是对每个具体主题或项目 进行思考和协调，并跟踪其进展情况。
2. 掌控生活：横向管理工作流程的 5 个步骤
什么是横向管理？
横向就是很对于多个任务，如何有效的管理多个任务。
如何进行横向管理？
- 收集引起我们注意的事务和信息
- 理清每个项目的意义和相关措施
- 组织整理结果，提出选项
- 进行思考回顾
- 选择行动
横向管理时有什么技巧？
我发现，如果将这5个步骤分开来做，会取得更好的效果。有时候，我只收集各种信息， 而不做进一步处理。而有时，我又只进行分析和处理。
哪些信息需要被收集？
百分之百地收集一切「未竟之事」
哪些因素会影响收集的效果？
- 把一切赶出你的大脑
- 尽量减少收集工具的数量
- 定期清空收集工具
- 判断任务是什么
- 决定是否采取行动
- 你承诺完成哪些工作？达成哪些目标？如果项目则列入项目清单
- 下一步需要采取什么行动？
如何整理任务？
- 这个任务是什么
- 是否需要立即采取行动
- 组织整理任务
- 是否需要建立项目
- 回顾
- 执行
2⃣️ > 如何分配收件箱的任务？
- 对于那些无须采取行动的事务，可以将它们丢入垃圾桶、保存为等待分析的资料或归档为参考资料。 无须采取行动的事情，就相当于是各种笔记的记录，或者未来事件。
- 对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。
4⃣️ > 什么是项目？
我对项目如此定义的根据是：如果某项工作不能一步完成的话，那么，你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。
为什么要建立项目？
项目清单是你进行工作回顾的重要内容，它能让你明白自己身在何处，要去向何方，并让你保持一种掌控每周生活的感觉。
4⃣️ > 如何建立项目？
最好从一开始就创建一个囊括所有项目的总清单，这会便于你建立一个完善的管理系统，从而在日后的应用过程中更加得心应手。
4⃣️ > 哪些项目需要追踪？
对于不到两分钟的任务无需追踪，应当立即执行。 需要追踪的是：
- 那些将要在某一个特定时间或日期执行的行动（把它们记入你的日程表）
- 那些需要尽快完成的行动（把它们添加到你的“下一步行动”清单中）
- 以及那些等待他人去办理的事情（把这些纳入“等候”清单）。
如何追踪这些项目？
- 将这些任务存放于日程表中
- 不要使用每日清单
- 日程表是一块神圣的领地。一旦在那里标记了某个行动，你就必须在那个特定的时间完成。只有在约会本身发生变动的时候，才允许在日程表中进行相应的变更。
哪些任务需要被存放到日程表中：
- 需要在指定时间执行的行动。
- 需要在指定日期执行的行动。
- 需要在指定日期获取的信息。
为什么不使用每日清单？
- 由于会不断出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之做出相应的调整。 简单来说就是你要不断的对清单进行调整，既然如此那么预先建立清单就没有意义。
- 如果日程表上的某一项工作不一定非要在这一天中完成，那么，它将对其他工作起到弱化作用，并造成一定的负面作用。 预计要在某天完成，但并不是一定要完成的事情，如果没有完成会弱化每日清单的作用。
什么是下一步行动清单？
存放所有的行动提示信息的地方
哪些任务应当被放入下一步行动清单？
任何已经确定的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动都应该记录
什么是等待清单？
哪些任务应当存放于等待清单？
如何分类无须行动的任务？
将任务分为垃圾、需要酝酿的资料和参考资料。
为什么要这么分类？
什么垃圾任务？
垃圾就是没有价值的任务，应当被丢弃和回收，不然会影响整成任务的运作。
什么是需要酝酿的资料？
需要酝酿的资料是上不需要行动，但是希望在以后得到提醒。
如何整理需要酝酿的资料？
使用未来清单和备忘录可以整理需要酝酿的资料。 Refer to Section 7 未来清单就相当于是子弹笔记中的未来记录，收集一些想要去做的事情。 备忘录相当于是日程，已经安排到某个具体月份的事件，相当于是未来清单的上半部分。
什么是参考资料？
是一些不需要行动，但也有一些价值的信息。例如药品的存放地方等。
如何整理参考资料？
将一些类型明显的资料分门别类的整理到响应的文件中。 并且建立一个没有明显分类的地方，来存放一些杂乱的内容。
5⃣️ > 什么是回顾？
定期检查自己的清单，来确保所有的任务都有被按时完成。
为什么要回顾？
定时回顾可以将大脑中念念不忘的事情记录下来，并且检查自己对某件事情的完成情况，同时可以提醒自己尚未完成的事情。
什么时候回顾？
整理收件箱、回顾整个系统、整理清单、检查任务的完成情况之类的工作应当每周回顾一次。
如何回顾？
回顾的内容包括：项目清单、日程表、下一步清单、收件箱、等待清单。 对于每天的回顾，日程表中应当安排当天必定可以完成的任务，并且当作是首要任务去执行。在完成了日程表中的任务时，再转向下一步清单。下一步清单中包含的任务相当于是，只要有时间就去执行的任务。
- 收集和加工所有的收件箱内容。
- 回顾整个系统。
- 更新各类清单。
回顾的频率如何？
对于大多数清单，每周回顾一次。
回顾的程度如何？
做到彻底、清楚、实时和完整。
回顾的结果如何？
一个完善的系统将形成一个良性的循坏。当系统运行的越好，你就会越来越信任这个系统。
6⃣️ > 如何选择行动方案？
有三种模式可以帮助选择：
- 确定某一时刻具体行动的「四标准法」
- 确认每日工作的「三分类法」
- 总体检视工作的「六层次法」
什么是「四标准法」
按顺序从四个方面来选择是要要采取行动：情境 ➡️ 耗时 ➡️ 精力 ➡️ 重要性 情境：完成任务所需要的必要条件。是否有何时的工具、是否在合适的地点等等。 耗时：完成任务所需的时长，以及自己当前空闲时间的时长。 精力：完成任务需要多少精力，自己当前有多少精力。 重要性：哪个任务所带来的回报最高。
为什么要用四标准法？
先从行动的限制因素来判断是否可以开始改任务，可以降低选择任务的难度。
何时使用四标准法？
当日程表中的任务已经完成，或者有空闲时间可以开始一些新的任务的时候。需要选择合适的任务来开始。也就是在确定下一步行动时。
如何衡量这四种标准？
在整理任务的时候就应当标记处完成任务所需要的情境和时长。
四标准法的结果效力如何？
什么是「三分类法」？
将任务分成三类：执行事先安排的任务、处理突发事件、安排自己的任务。 执行事先安排的任务就是按照日程表上的任务来执行。 处理突发事件就是一些其他人交代的紧急事件。 安排任务就是整理自己的各种清单。
为什么要使用三分来发？
结合四标准法的最后一步，找出最重要的事情。三分法可以用来找出当前比较重要的事情。
其结果的效力如何？
本质上三分法就是一种对任务的整理，其结果就是一份整理清晰的任务列表。
什么是「六层次法」？
从六个层次来对任务进行审视： 5 楼视野：目的和原则； 4 楼视野：愿景 3 楼视野：目标 2 楼视野：关注点及责任范围 1 楼视野：当前项目 地面：当前行动
为什么要使用六层次法？
六层次法可以帮助我们安排任务的优先级。
何时使用六层次法？
在选择合适的任务的时候，六层次法可以帮助决定四个标准法的最后一步。
如何使用六层次法？
自下而上的入手：
- *当前行动* ：行动清单，需要处理的事务。
- *当前项目* ：希望短时间内取得成效的事务。购置电脑等等。
- *关注点和责任范围* ：你的兴趣及承担的责任和义务，记录下来定期回顾，将有 助于更加全面的对项目清单进行分析和评估。
- *目标* ：1～2 年的目标，希望尽快完成的任务。
- *愿景* ：未来 3～5 年的发展前景，从内部的视野生活到外部的变化来审视。
- **目的和原则**：个人的人生目标，你为什么而存在，你最在乎什么之类。
六层次法的结果是什么？
何时整理资料？
整理到什么程度？
整理的频率如何？
整理资料的结果是什么？
3. 控制项目：纵向管理项目的 5 个阶段
什么是纵向管理项目？
纵向管理就是对一个项目进行拆分，将项目拆分成具体可行动的任务。
为什么要纵向管理项目？
对于一个大型项目而言，只列出项目往往会觉得无从下手。纵向管理就是拆分行动，用 来确定具体的行动方案。
什么时候需要纵向管理项目？
需要更严格的控制一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行，需要把精力聚 焦于某个项目的时候。
如何进行纵向管理项目？
利用自然计划模式来为项目制定计划。
纵向管理需要做到什么程度？
纵向思考不需要详尽周密。
什么是自然计划模式？
自然计划就是人们可以在咖啡馆的餐巾纸上写下的计划，这种称之为「简式计划」。
为什么要用自然计划？
自然计划是一种低投入高回报的计划方式。人们计划的越深入、形式越随意，效果就越理想。
何时使用自然计划？
任何情况下，如果没有足够的时间和成本进行详尽的正式计划的时候，都可以使用自然计划。
如何使用自然计划？
自然计划的五个步骤：
- 定义目标和原则
- 展望结果
- 头脑风暴
- 组织整理
- 明确下一步行动方案
什么是目标？
定义目标就是清楚的知道「为什么」要去做这件事，做一件事情的真正的动机是什么。
为什么要定义目标？
定义目标可以帮助： 界定成功：界定成功的标准是什么，也就是找到判断任务完成的标准是什么。 建立决策标准：当需要作出选择的，目标可以帮助我们进行决策。 调配资源：对于何种资源应当予以重视，哪些可以放低，定义目标可以走为参照。 激发动机：明确做这件事情的动机，可以在任务期间保持激情。 阐明重点：同样重点也可以用来作为决策的参考。 拓阔选择：明确的目标可以扩展思考的范围。
何时需要定义目标？
在进行计划的一开始就需要定义目标。
如何定义目标？
简单来说就是回答这个问题「我们的目标是什么，为什么要做这件事情」
目标要定义到多精确？
目标应当可以被衡量。
什么是原则？
原则就是做这件事情的标准和价值观。那些事情可以做，那些事情不能做。
为什么要定义原则？
当目标与价值观发生冲突的时候，结果会徒劳无功、增加压力。 原则能够为我们的行为提供指导。
何时定义原则？
与目标一样，在纵向管理计划的一开始就要制定出原则。
如何定义原则？
简单来说，可以这样问自己「我可以完全把这件事情交给别人去处理，只要他们……」 定义了所有人的行为标准，就是在定义原则。
展望的结果是什么？
结果就是「如果这件事情做成了，会有一番怎样的景象」
为什么要展望结果？
清晰的结果是我们持续完成任务的动力。同样也可以帮助我们集中精力在更重要的事物上。
何时展望结果？
在定义了目标和原则之后，需要对结果进行展望。
如何展望结果？
基本上就是在脑海中勾画出成果的景象。还需要持之以恒的对可以获取的资源重新划分。
展望的结果要有多精确？
结果需要清晰可见，能够从不同的角度来解释我们达成的目标。
为什么要进行头脑风暴？
头脑风暴可以捕捉和激发新的想法。 心理学家称之为「分布式认知」
什么是分布式认知？
如何进行头脑风暴？
一些方法包括：思维导图、集结法、仿制法、结网法、以及鱼骨法。 一些技巧：不判断、不质疑、不评估、不批判；追求数量，不求质量；把分析组织放在次要位置。
什么是思维导图？集结法？仿制法？结网法？鱼骨法？
什么是组织整理？
组织整理就是对头脑风暴的结果，组织称有结构的内容。
为什么要进行组织整理？
组织整理其实是为了整理工作的主次因素和先后顺序。
何时组织整理？
在结束了头脑风暴之后，接下来就是组织整理。
如何组织整理？
组织整理的的关键步骤如下：
- 明确时间的重要组成部分
- 整理分类（按照下面一个或多个标准）
- 构成因素
- 先后顺序
- 重要程度
- 足够详细的描述
组织整理的结果如何？
为什么要确立下一步行动？
确立下一步行动计划能够使团队的组织结构更加清晰明确。
何时确立下一步行动？
对工作的内容进行整理之后，我们需要激发我们的思考，也就是回答「下一步该做什么」
如何确立下一步行动？
确立行动的基本要点： 针对当前这项工作进程的每一个环节，确定下一步行动。 如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案。
如果目前的状况不足以规划出下一步行动计划，就需要进行「分析处理」。计划过程的 下一步是什么？也就是有哪些方法可以确认下一步计划。 如果下一步行动不属于自己的范畴，就需要知名行动的归属人。这种行动就属于「等待清单」
行动要确定到什么程度？
无论什么情况下，都要明确下一步的行动。
下一步行动的结果是什么？
确认下一步行动是什么，以及由谁来负责。 确定有哪些事情是现在就可以做的。
自然计划要做到什么程度？
简单来说，只要让大脑不要再持续纠结这件事情就好了。将所有的思考都记录在外部。 许多项目，仅仅需要我们列出一个清单、概括出预期的效果一级各阶段的行动步骤就足矣解放大脑了。
自然计划的结果如何？
如果我们需要使工作更加清晰，就顺着自然计划的步骤，倒着来回顾每个步骤的结果，重新审视每个步骤是否清晰。
4. 准备工作：确定时间、空间和工具
确定什么时间？
留出两天的时间来专门梳理自己脑海中的项目。
为什么要确定时间？
留出充足的时间能够大大减少梳理的难度。即使没有充足的时间，花一点小时间来准备下也会很有成效。
什么时候确定时间？
当你决定要使用 GTD 来当成一种提高自己效率的方法时。
如何确定时间？
比较好的一个方法是在周末，花两天的时间来完成这件事情。收集任务大概会花掉 6 个小时，整理和分析大概会花掉 8 个小时。
确定时间的结果是什么？
在合适的时间实施 GTD 的准备工作。
什么是确定空间？
确定空间就是确定一个属于自己的工作区。
为什么要确定空间？
打造熟悉的工作区有助于提升工作效率，把熟悉的工作场所带回家里，让自己可以更快速的投入到工作当中。
什么时候确定空间？
尽可能早地建立自己的工作空间。
如何确定空间？
工作空间的基本要素，包括一张桌子和可以放置工作蓝的空间。
确定空间的结果是什么？
有一个属于自己的工作区域。
什么是确定工具？
就是确定在执行任务当中需要准备的工具，例如便利贴和笔等等。
为什么要确定工具？
合适的工具是完成任务的先决条件。
什么时候确定工具？
尽可能早的确立工具。
如何确定工具？
工具的目的并不重要，重要是需要随时随地的记录内容。你只需要关注简洁程度、速度和趣味性即可。
确定工具的结果如何？
确定好的工具是建立一个系统性工作的前提条件。
做好准备工作以后应该做什么？
建立一个可靠的归档系统。
什么是归档系统？
对于一些已经解决完成的文档和信息，需要有一套高效的方法来对资料进行整理和归类。
为什么要建立归档系统？
高效的归档系统对信息收集有很大的帮助，可以提高效率。如果不进行归档，当需要回顾的合适就会手忙脚乱，而且会影响心情。
何时建立归档系统？
在确定了时间、空间和工具之后就需要建立自己的归档系统。
如何建立归档系统？
使用专门的工具，将资料分门别类的存放在触手可及的地方。整个归档行动应当可以在一分钟内完成。 为文件和资料打上标签，当文件足够多是可以按照字母对文件进行排序。在字母分类下可以再建立主题分类。 主题的项目过多是就需要建立新的子目录来更进一步分类。
归档系统的结果如何？
建立归档系统之后，需要定期对文件进行整理。至少一年整理一次归档系统。
5. 收集阶段：归拢材料
什么是收集阶段？
收集阶段就是将所有尚未完成，需要去做的事情放入工作篮中。
为什么要收集材料？
收集的目的是清空大脑，把脑海中浮现的事情全都摆在台面上，更有秩序的整理。
何时开始收集？
如何进行收集？
先从周围开始，注意你的周围有哪些事情是需要去处理的。 有几种事务不需要收集： 日常用品：每天都要用到的； 办公用品：笔、电池、胶带等； 参考资料：一些说明书等等； 装饰品：画册 从办公桌开始，到抽屉、台面、地板、书架，收集所有未竟之时，是否需要更换办公设备，是否需要补充什么。 如果工作篮不够放，就放在周围。有些事物可以快速判断是否有必要留着，不需要的就尽快扔掉，不能判断的就放在工作篮中。如果遇到紧急事件，情况紧急的时候就直接处理，或者创建一个紧急工作篮。
收集到什么程度？
收集的目的就是清空大脑，直到想不到任何想要去做的事情。
收集的结果如何？
一份满满的任务清单，以及空空的大脑。
6. 理清阶段：清空工作栏
清空工作篮是指什么？
清空工作篮并不是做完每件事情，而是识别这件事情是什么？意味着什么？下一步该如何行动？然后进行相应的处理。
什么是相应的处理？
对于当前无法确定如何行动的事务，或者不需要行动的事务，通过三种方式来处理：
- 垃圾；如果事务不需要执行，当作垃圾处理。
- 酝酿；如果目前尚不确定如何处理，则放入未来清单，或者写入日程表和备忘录中。
- 参考资料；对于参考资料则可以打上标签进行归档。
何时开始清空工作篮？
完成收集之后，同时要确定所有的设备都正常。例如你的电脑没问题，GTD 软件也没问题。 接着开始建立情境，也就是需要哪些工具来完成这些任务。比如说电脑、手机、外出事项等等
GTD 的情境是什么？包含哪些方面？
refer to Section 7
如何建立一份优秀的情境列表？
refer to Section 7
如何清空工作篮？
清空工作篮的几个原则：
- 从第一件事情开始处理；
- 一次只做一件事情；
- 永远不要放回工作篮；
处理之后要确定下一步行动，是否需要准备什么材料，是否需要收集资料和数据。
什么是下一步行动？
下一步行动是能够推进事务完成、可以去执行的具体行动，这个行动不需要思考，其关键是执行。因为在此之前已经经过了思考。
为什么要确定下一步行动？
确定下一步行动可以让事务的方向更加明晰，同时也可以避免事务不断的拖延。
何时确定下一步行动？
在整理好工作篮的时候，从工作篮中取出一项义务，就要判断下一步行动。
如何确定下一步行动？
绝大多数行动都需要收集多数信息。
确定下一步行动的结果如何？
当确定了下一步行动之后就，就需要确定采取行动的时间。立即执行、委托他人还是推迟执行。
如何确定行动时间？
如果事务的完成时间不超过 2 分钟，那就立即执行。2 分钟是一个参考值。 如果自己不是当前这件事情的最佳处理人，那么可以委托给其他人来完成，然后将任务放入待办清单中。 如果事务比较复杂，无法在 2 分钟内完成，在确定好事务的下一步行动后，将其放入日程表或者待办清单中。 待办清单中包括委托给他人的事务以及延迟处理的事务。
清空工作来之后的结果是什么？
在处理完成工作篮中的 事务之后，就需要把眼光放到更高的层次，也就是项目层次。项目就是无法在一次行动中达到预期的事务。因此需要制作项目清单，记录需要的行动。
为什么要建立项目清单？
项目清单是你进行工作回顾的重要内容，它能让你明白自己身在何处，要去向何方，并让你保持一种掌控每周生活的感觉。
7. 组织整理：建立好清单
什么是组织整理？
组织整理就是把任务放在与其意义相匹配的分类当中。 组织整理把组要跟踪的任务分为七大类：
- 项目清单
- 项目的辅助资料
- 记录在日程表中的行动和信息
- 下一步行动清单
- 等待清单
- 参考资料
- 将来／也许清单
项目清单就是 project，辅助资料会被放入相应的 project 标签中，然后赋予名称结构 [project_name] + list 下一步行动清单，相当于 Things 里面的 Next，也相当于月度记录。 等待清单是一个新的清单，但是应当合并入每日记录。 参考资料应当放入 reference 分类中。 将来清单就是 future list，需要在 life 中新建一个
为什么要组织整理？
拥有完善的组织整理系统，你才有精力去放眼更宏观的问题，大脑在记忆或提醒方面的持续压力才能得以释放。
何时开始组织整理？
当处理完成了工作篮的任务之后，就可以开始组织整理了。
如何进行组织整理？
对于有时间要求的任务，需要写入到日程表当中。对于日程表中的项目，一定要能够完成。不要把当天的任务推迟到第二天，把日程表当作是神圣不可侵犯的。
组织整理需要注意什么？
七种分类的界限要明确。
为什么界限要明确？
每一种类别都代表着我们与自己达成的一类协议，以便在某个特定时间以特定方式提醒我们，如果它们彼此混淆、没有界线，那么整个组织整理工作也就丧失了意义。 建立行动提示信息。
什么是行动提示信息？
行动提示信息就是对接下来要做的任务进行提示： 包括根据情境建立的情境提示、根据项目建立的项目行动提示。
什么是情境提示信息？
情境提示信息就是完成该任务所需要的地点、工具和其他情形。 常见的情境包括：电话、在电脑旁、在家里、阅读、议事日程
为什么要建立行动提示信息？
当拥有大量的下一步行动的时候，从行动中选择一个来执行也会是很麻烦的事情。使用情境来对任务进行筛选，可以在特殊的情况下快速做出选择。
何时建立情境行动提示信息？
如果下一步行动特别多，超过 50~100 个，就需要根据建立情境清单。 如果下一步任务少于 25 个，只需要下一步清单即可。
如何建立情境行动提示信息？
根据下一步的行动类型，而不是项目类型将行动分类，而不是对任务分类。如果下一步时打电话，则把任务放在打电话行动中。
什么是项目行动提示？
项目清单就是无法一次行动完成的任务的集合。项目清单不包含具体的方案细节，只包含项目的行动。
为什么要建立项目提示？
「项目」清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度，并确保各个项目都处于自己的掌控之中，同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。 对于控制和关注至关重要 缓解微妙的紧张状况 每周回顾的重点一目了然 促进关系管理
何时建立项目提示？
项目提示是一个不需要去执行的清单，当一个任务无法在一次行动之后就达到预期的目的，那么就需要建立项目。
如何建立项目提示？
从三个地方开始寻找项目：
- 当前活动
- 较高视野的利益和承诺
- 当前的问题和机会
如何当前活动中寻找项目？
将当前下一步行动的结果与最终结果相比较，来确定是否需要建立项目。
如何在较高视野中寻找项目？
对于个人生活中的兴趣和目标、公司的战略规划、个人愿望等等，发现其中可以去做的事情。
为什么要从当前问题和机会中寻找问题？
收集箱中都是些范围广泛和不太明确的事项，这些事项需要被明确，来采取下一步行动。
如何从当前问题和机会中寻找项目？
将问题分为三类：
- 问题
- 流程改进
- 创意和能力建设
* 什么是「问题」？
问题项目就是你想要解决一个问题，需要寻找一个解决方案。
* 为什么要关注问题？
问题几乎无处不在，任何时候都会有问题出现。
* 如何从问题中寻找项目？
把一个个的问题当作项目来对待，针对每个问题列出下一步的行动方案。
* 什么是流程改进？
生活中总有些流程不太满意的地方，我们需要对这些工作流程来进行改进。
* 为什么要从流程改进中寻找项目？
如果无法注意到这些需要改进的细节，就很难发现它，因此要注意这些细节。
* 如何从流程改进中寻找项目？
当自己在抱怨某个流程的时候，就记下来，当作一个改进的目标。
* 什么是创意和能力建设？
创意和建设能力就是去学习一些新的东西。
* 为什么要从创意能力建设汇总寻找项目？
以项目的方式来管理创意和能力建设，可以有效的推动任务的前进。
* 建立项目提示的结果如何？
项目提示的目的是提醒自己**不要忘记**这些项目。 对于项目提示中，子项目可以按照自己的方式一一列出，或者建立独立的项目。
* 为什么要组织项目的辅助资料？
* 何时组织项目的辅助资料？
* 如何组织项目的辅助资料？
* 项目的辅助资料的组织结果如何？
* 为什么要组织等待清单？
对许多人尤其是管理者或监督者来说，收集、更新、完善、审阅我们所关心的他人未兑现承诺清单，会令你感到轻松愉悦，并能明确工作中需要重点推进的事务。
* 何时组织等待清单？
当有任务需要依赖于其他人的行动的时候
* 如何组织等待清单？
「等待」清单上的内容，应该是那些你不关心过程，只关心结果的事情（或由别人负责的事情）
* 组织等待清单的结果如何？
* 为什么要组织参考资料？
* 何时组织参考资料？
* 如何组织参考资料？
* 组织参考资料的结果如何？
* 为什么要组织未来清单？
我们经常会有一些想法，但是不确定什么时候去执行。未来清单可以让我们建立起一种机制，来对这些想法进行思考。
* 何时组织未来清单？
在你清理大脑中的想法时，把这些想法记录下来，在分类是，将这种想法分类到未来清单中。
* 如何组织未来清单？
除了你的工作篮以外，这类「将来／也许」的事情还有两个重要来源：你那富有创造性的想象力，还有你目前正在执行的项目清单。 对于清单中的想法，可以建立起新的目录，对这些想法来进行分类。
* 组织未来清单的结果如何？
* 组织整理到什么程度？
组织整理的结果如何？
8. 回顾阶段：保障系统的有效运行
什么是回顾阶段？
为什么要进行回顾？
这个系统必须实时更新，紧跟事态的发展，这样才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择，这也正是回顾过程的主要目的。
你必须要时刻清楚自己当前所做的工作是必须的，没有其他优先级更高的工作在等待。
何时进行回顾？
随时，有空的时候就去看一下，以确保当前工作的必要性。
如何进行回顾？
首先检查日程表，看看自己当天的安排是否都有完成，以及是否有空余时间 检查下一步行动清单，根据自己的空余时间来安排其他任务 根据情境，当前所处的情境来决定下一步清单中的哪些任务可以立即执行
回顾到什么程度？
保证 GTD 当中的任务进度与现实中的进度是一致的。
何时更新其他清单？
每周回顾来更新一次。最好的方式是在每周五的下午，抽出两个小时来进行检查。
如何更新其他清单？
每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向。 实现这个目标需要这三个举措：确认、更新和创新。
什么是确认？
确认就是把一周中产生的所有零碎信息进行规整。
为什么要进行确认？
确认就是确保你收集到的所有东西都得到处理。
何时进行确认？
每周可以在周末进行，在每周回顾的一开始进行确认。
如何确认？
收集散落的纸片，记录重要的信息，包括名片等。 清空收集工具，检查项目记录、等待记录，对所有的内容进行整理。需要归档的归档，需要打勾的打勾。 清空大脑，把大脑中所有打算要做的，想要做的事情全都记录下来。
确认到什么程度？
保证大脑中的所有想法和事务都被记录下来。
确认的结果如何？
清空收件箱，把事务整理到相应的目录中。
什么是更新？
更新就是清楚已经过期的任务。
为什么要更新？
以确保 GTD 系统的状态与现实中是一致的。
何时更新？
在「确认」完成后，对系统进行更新。
如何更新？
回顾「下一步」清单，标记已经完成但尚未标记的任务。 回顾过往的日程表数据，检查是否有遗漏的信息。 回顾即将到日程，确保对于即将到来的事务都做好了准备。 回顾等待清单，检查是否需要采取行动，是否需要发送邮件询问最新进展等。 回顾项目清单，确保项目中没有遗漏行动细节。浏览任何项目的材料，以促进新的行动。 回顾任何相关的检核清单，基于你的约定，利益和职责，是否还有需要完成的任务。
更新到什么程度？
保证 GTD 系统的状态与现实中任务的状态相一致。
更新的结果如何？
保证所有任务状态都处于最新状态。
什么是创新？
创新就是为分析、评价具有创意价值的新思想、新方向保留空间。
为什么要创新？
是帮助你理清和专注的最佳手段。
何时进行创新？
并不需要特别关注，这是一个凭直觉的过程。
如何创新？
浏览未来清单，对于未来清单中的某些想法，可以将其转化为项目，进行实践。对于清单中长久都为更新的项目，可以选择删除，因为你的重心已经发生了变化。 收集各种新的想法。
创新的结果如何？
创新的回顾还有按照一定的周期对更高层次的内容进行回顾。按照自己的约定来定期进行回顾。
回顾的结果如何？
保证 GTD 永远处于最新的状态，保证这个外脑可以胜任大脑的工作，保证大脑中不在储存琐事。
9. 执行阶段：选择最合适的行动
什么是执行阶段？
为什么要执行？
何时开始执行？
如何执行？
相信你的感觉、直觉，来选择需要执行的任务。 有三个评估方法对于行动的决策会有帮助：
- 确定某一时刻具体行动的「四个标准法」
- 评估每日工作的「三分类法」
- 总体检视工作的「六层次法」
refer to SECTION 2
什么是「四个标准法」？
四个标准就是： 情境：任何时候考虑自己所处的环境、手头的工具能够做什么。根据自己的行为来建立情境。 有多少时间：在整理资料时，标记上行动所需的时间，可以快速判断当前是否合适。 有多少精力：随身携带一个小事列表，在体力不支的时候可以去做这些事情。 重要性：使用六层次法来标记任务的重要习惯。
如何建立创造性的情境分类？
例如在出行前，建立一个「出行准备」的清单，也有人按照给予行动的回报来进行分类「服务他人」「生活稳定」「长远发展」
按照行动所带来的价值来分类。
什么是「六层次法」
5 楼视野：人生 4 楼视野：长期展望 3 楼视野：1-2 年的目标 2 楼视野：关注和责任范围 1 楼视野：当前的工作 地面：目前的行动
何时使用「六层次法」
在选择当前可以进行的行动时，重要性是一个判断依据，而要判读事务的重要性时，可以使用六层次法。
为什么要使用「六层次法」
使用六层次可以通过一种标准化的方式来判断事务的重要性。
判断的标准是什么？
每一次都是对上一层更加具体的体现，同时，下层服从上层。，如果任务与更高层次的价值观相冲突，那么就可以放弃任务。任务越是符合更高层级的价值观，其重要程度越高。
如何使用「六层次法」
自下而上地工作
什么是自下而上的工作？
先关注底层的任务，然后再思考更高层次的任务。
为什么要自下而上的工作？
只有充分了解和实施了底层的事务，我们才能获得更大的自由度和资源去支撑更高层次的事务。
如何自下而上的工作？
地面：要了解事物的重要性，就要先掌握所有的事物。保证行动清单完整无缺，严格实施 4-6 章的方法来收集并整理自己的行动清单，如果你的整理箱和行动清单的事务少于 50 个，则可能你已经遗漏了什么。 一楼：整理项目清单。如果你把所有的事情都整理清楚了，你会发现你有很多事情可以去做。 二楼：建立一个「焦点领域」清单，分为个人和工作两部分。作为员工，你的责任是什么，作为家庭中的一员，你的责任是什么。每个人通常有 4-7 个方面的内容。对于「焦点领域」清单，每个月获每个季度回顾一次，来确保自己的方向正确，或者开始新的项目。 3-5 楼：可以问问自己，公司的长期目标和目的是什么？以我的职责，我需要完成哪些项目？我自己的长期目标是什么？我需要执行哪些项目来达成目标？还发生了哪些可能影响到我行动的重大事情？同时也需要提出一些终极问题，公司为什么而存在，我为什么而存在？
自下而上工作的结果如何？
让底层的事务井井有序，而顶层原则为底层的行动提供了动力和行动理由。
使用「六层次法」的结果如何？
通常来说，经常在脑海里出现的事务最重要。其次就是在根据六层次来创建任务的时候，任务所关系的高层次事务也会给任务的重要性提供支持。
执行中会有哪些问题？
执行到什么程度？
执行的结果如何？
10. 学会控制项目
什么是控制项目？
控制项目就是对整个项目的流程更加有主动性。包括项目计划、确定下一步行动、
为什么要控制项目？
对于项目的控制，能够进一步加深对项目和行动的理解。
何时开始控制项目？
有两种类型的项目，需要我们对其进行安排策划：
- 已经计划了下一步行动，但还是不断出现在脑海中的事务。
- 突然想到的新点子。
如何控制项目？
对于第一种，除了确定下一步行动，还需要按照 自然计划法 来安排其他内容。 对于第二种，需要及时的记录下来，以后再做思考。
控制项目到何种程度？
控制项目的结果如何？
11. 原则一：养成收集的习惯
14. GTD 和认知科学
那些学科与 GTD 相关？
积极心理学 分布式认知 减轻未解决的认知负荷 沉浸理论 自我领导理论 经由执行意向的目标追求 心理资本
GTD 的科学理念有哪些？
大脑是用来进行思考的，而不是用来记住的。记忆通常是不可靠的。